Timemanagement tijdens de coronacrisis

Nieuws | 23 maart 2020 | Jan Klein

Ken je dat gevoel? Je zit in de wachtkamer bij de huisarts en je vraagt je van alles af. Je bent er niet voor niks, want anders zou je er niet zitten en je tijd verdoen. Het is typisch een tijd waarin je afwacht. Een tijd die een grens vormt tussen weten en niet-weten wat eraan scheelt. De wachtkamertijd dus. Daniëlle Braun, corporate antropoloog en graag gehoorde spreker tijdens masterclasses, noemt deze tijd de zogenaamde liminale fase. Die tijd is nodig om te groeien. Zo’n tijd beleven we nu eigenlijk ook. De tijd tussen voor en na corona. Een tijd waarin je in de wachtstand kunt schieten. In deze tijd is het juist heel belangrijk om je tijd te blijven managen.

Ik geef je 7 tips om de tijd op een goede manier en tevens zo efficiënt mogelijk door te komen. 7 tips om je tijd goed te managen dus!

1. Houd structuur

Het structureren van je werkzaamheden blijft belangrijk. Voor je het weet, is alles wat je doet geregisseerd door het c-woord. Je past je hele leven erop aan. Doe dat niet. Probeer de structuur die je hanteerde vóór het virus de ronde ging doen, zoveel mogelijk te handhaven. Dat doe ik ook: Op tijd uit bed, hond uitlaten, ontbijtje, krantje en aan het werk. Ik open mijn mail, schrijf een planning voor de dag en houd die zoveel mogelijk aan. Ik handhaaf zelfs mijn pauzes. Gewoon, omdat het me heerlijk fris en helder houdt.

2. Houd tijdens werktijd vaste routines aan

Maak iedere dag een dagplan met je belangrijkste taken. Doe bepaalde zaken op een bepaald uur. Zo open je je mailbox aan de randen van de dag. Heeft iemand je tussendoor een dringende mail gestuurd: jammer, maar als iemand snel een antwoord nodig heeft, dan belt deze wel. Blijf gewoon tijdlimieten stellen per taak. Bepaal hoelang je met iets bezig wil zijn. Doe vooral één ding tegelijk. Dat geeft focus en kwaliteit van en in de uitvoering. En doe dezelfde soort activiteiten achter elkaar. Dat werkt veel effectiever. En, misschien overbodig om te noemen: voorkom onnodige vergaderingen en meetings!

3. Stel doelen voor de dag

Blijf doelen stellen. Drie per dag is genoeg! En zorg dat de doelen zogenaamd SMART geformuleerd zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

4. Maak onderscheid tussen prettige en onprettige taken

Hoe ga jij om met onprettige taken? Start er niet mee aan het begin van de dag, maar stel ze ook niet uit. Anders blijf je er tegen aan hikken. Dat blokkeert je effectiviteit en creativiteit.
Werk juist toe naar een taak die je heel leuk vindt om te doen. Stel de taak waarop je je echt verheugt uit tot een later tijdstip op de dag. Er naartoe werkend heb je het gevoel dat het leukste nog moet komen en dat geeft je vleugels. En na de uitvoering kun je op de adrenaline die het je gegeven heeft de rest van de dag heerlijk doorkomen.

5. Beperk het gebruik van het c-woord

Elke keer dat we het virus bij de naam noemen, kost ons dat gemiddeld 0,4 seconde. Je kunt het zelf narekenen. En daarmee zijn we er nog niet, want hele gesprekken gaan erover. Elke keer als je het woord gebruikt, zet het zich vaster in je hoofd en heb je meer moeite om je opnieuw te focussen op waar je mee bezig bent. Dat kost tijd. Weinig efficiënt dus.

6. Zorg voor een goede virusscanner

Eigenlijk heb ik zelf nooit zo de positieve connotatie van dat woord gevoeld. Maar ik realiseer me nu dagelijks hoe positief een virusscanner is en ook hoe een goede virusscanner in deze maximaal virale tijd van levensbelang is. Het voorkomt een hoop gedoe, getob en tijdsverlies.

7. Blijf met jezelf in verbinding!

En zo met anderen! Het virus levert vervreemding op. Als je teveel bezig bent met alles wat er gebeurt rond het virus, verlies je het contact met jezelf als denkend en voelend wezen. We denken al zoveel af in de tegenwoordige tijd. En nu nog veel meer. We maken ons veel zorgen, misschien geheel terecht, maar helpt het? Probeer een beetje bij de dag te leven. Of nog liever, bij het moment! En doe de dingen met aandacht en gevoel. Pas als je dat doet, kun je volop van betekenis zijn en blijven voor jezelf en voor de ander, omdat je met beiden in verbinding blijft.

Tot slot

Helpt het managen van tijd in deze tijd? Volgens mij zeker. Ik hoop dat je met deze tips aan de slag kunt. En let daarbij een beetje op elkaar!

Mocht je nou vragen hebben, schroom niet en mail mij op j.klein@marant.nl.

Jan Klein

Discussieer mee